Privacyverklaring UniqueFlow

Laatst bijgewerkt: 23 september 2026

1. Wie zijn wij

UniqueFlow is een online programma voor offertes, facturen, planning en verhuur, bereikbaar via portal.uniqueflow.online. Deze verklaring legt uit welke gegevens UniqueFlow verwerkt, waarom, en welke rechten je hebt.

Beheerd door: Pieter Verschoor
Contact: info@uniqueflow.online

2. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, gebruikersnaam, e-mailadres, een versleuteld opgeslagen wachtwoord (hash) en de sleutel voor tweestapsverificatie. We gebruiken ze om je te laten inloggen en je account te beveiligen.
• Bedrijfsgegevens die je zelf invoert: je bedrijfsinstellingen, klanten en hun contactgegevens, offertes, facturen, planning, verhuurartikelen en foto's. We bewaren deze om de app te laten werken. Je eigen klantgegevens verwerken we namens jou, als verwerker; jij blijft daarvoor verantwoordelijk.
• Technische gegevens: een sessiecookie, dat nodig is om ingelogd te blijven, en serverlogboeken met onder meer IP-adres en tijdstip, voor beveiliging en foutopsporing. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.
• Contactformulier: vul je het contactformulier in, dan ontvangen we je naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en bericht per e-mail. We gebruiken die alleen om je te antwoorden en verwijderen ze als ze niet meer nodig zijn.
• Gegevens van je gekoppelde mailbox (optioneel): zie hoofdstuk 3.

3. Koppeling met Google, Microsoft of een eigen mailserver

Je kunt bij Instellingen → E-mail je mailbox koppelen, zodat offertes, facturen en herinneringen vanaf je eigen adres worden verstuurd. Dat is volledig optioneel.

Google (Gmail / Google Workspace)

UniqueFlow vraagt alleen deze toestemmingen:

• openid en email: om te tonen welk Google-account gekoppeld is;
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.send: om e-mails te versturen die jij in UniqueFlow opstelt.

Zo gebruiken we deze Google-gegevens:

• We versturen alleen een e-mail wanneer jij in de app op Versturen klikt. Het bericht heeft de ontvanger, het onderwerp, de tekst en de bijlagen die je zelf hebt gekozen.
• We kunnen je e-mail niet lezen. We vragen geen toestemming voor je inbox, contacten of agenda.
• We bewaren alleen het gekoppelde e-mailadres en een toegangssleutel (refresh token). De sleutel staat versleuteld (AES-256-GCM) op onze server en komt nooit in de browser.
• We geven Google-gegevens niet door aan derden, gebruiken ze niet voor advertenties, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om AI- of machine-learningmodellen te trainen.
• Mensen kunnen je Google-gegevens niet inzien, behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming (bijvoorbeeld voor hulp bij een storing), als het nodig is voor beveiliging of als de wet het verplicht.

Microsoft 365 / Outlook

UniqueFlow gebruikt Mail.Send om te versturen, User.Read om het gekoppelde adres te tonen, en Mail.ReadWrite uitsluitend om een bericht met grote bijlagen eerst als concept klaar te zetten en daarna te versturen. We lezen geen andere berichten. De toegangssleutel wordt net zo versleuteld opgeslagen.

Eigen mailserver (SMTP/IMAP)

Het wachtwoord van je mailbox wordt versleuteld (AES-256-GCM) opgeslagen. Het wordt alleen gebruikt om berichten te versturen en een kopie in je map Verzonden te zetten.

Koppeling verbreken

Klik bij Instellingen → E-mail op Ontkoppelen. We verwijderen dan direct de opgeslagen sleutel en trekken bij Google de toestemming ook in. Je kunt de toegang daarnaast altijd intrekken via myaccount.google.com/permissions of je Microsoft-account.

4. Waar en hoe lang we gegevens bewaren

Gegevens staan op een door UniqueFlow beheerde server en worden via een beveiligde verbinding (HTTPS) verstuurd. We bewaren je gegevens zolang je account bestaat. Na opzegging verwijderen we ze binnen 90 dagen, behalve als een wettelijke bewaarplicht geldt: facturen moeten bijvoorbeeld 7 jaar bewaard blijven, maar dat doe je in je eigen administratie. Back-ups worden na maximaal 90 dagen overschreven.

5. Delen met anderen

We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen als dat nodig is om de dienst te leveren: met de hostingpartij van de server, en met de mailprovider die jij zelf koppelt (Google, Microsoft of je eigen provider) om jouw berichten te versturen. Verder delen we alleen iets als de wet ons daartoe verplicht.

6. Je rechten

Je kunt ons vragen je gegevens in te zien, te verbeteren, te verwijderen of over te dragen, en je kunt bezwaar maken tegen de verwerking. Stuur daarvoor een e-mail naar info@uniqueflow.online. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Wijzigingen

Als deze verklaring verandert, passen we de datum bovenaan aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je in de app weten.